Legalización de Documentos en Venezuela (Partida de Nacimiento)

Guía paso a paso del proceso de legalización en Venezuela (Ejemplo Partida de Nacimiento)

PASO PREVIO DE REGISTRO: Para realizar un trámite de Legalización en el sistema del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) lo debes hacer accediendo a la web https://tramites.saren.gob.ve/ el cual requiere un registro previo, que se realiza dando clic a la opción registrarse, suministrando la información personal y correo electrónico para su validación y obtengas un usuario y contraseña para el solicitante.

PASO PRIMERO SELECCIONAR OFICINA Y TIPO DE DOCUMENTO: Una vez registrado en el sistema, debes  ingresar con tú usuario y contraseña y se desplegará un menú con dos opciones uno denominado REGISTRO MERCANTIL y el otro que debes presionar que es el denominado “REGISTRO PRINCIPAL”, luego te saldrán cuatro opciones denominadas Legalizaciones, Copias Certificadas, Protocolización y Notas al Margen, si ya tienes tu documento certificado le darás a Legalización y te abrirá una nueva ventana donde debes llenar información del Estado donde es origen el documento, la sede del Registro y el tipo de documento a legalizar según el caso por ejemplo en este caso daremos el de Partidas de Nacimiento.

PASO SEGUNDO DATOS DEL DOCUMENTO A PRESENTAR: Luego te abrirá una nueva ventana con el paso número dos, en el caso del ejemplo de Partidas de Nacimiento se debe llenar información correspondiente empezando con el número de folios, el número del acta, el año de nacimiento, Estado, Municipio, Parroquia, luego en la parte de abajo hay que cargar el documento certificado previamente escaneado en formato de PDF, la cedula de identidad del titular del documento en PDF y el timbre fiscal en PDF, los tamaños de los PDF no deben ser más pesado de lo indicado en el sistema, los timbres fiscales dependerá de la modalidad de cada Estado, por ejemplo hay Estados donde son digitales y otros físicos, en este caso se escanean y se guardan en PDF para luego cargar.

PASO TERCERO TITULAR DEL DOCUMENTO: Después de cargado el documento en sistema, la cedula y los timbres fiscales se abre una pestaña donde se cargara los datos del titular del trámite con su número de cedula si es cedulado porque también hay para personas no ceduladas, luego de dar buscar con la cedula, le darás agregar el titular.

PASO CUARTO RESUMEN: Seguidamente se pasará a la siguiente ventana con el paso número cuatro donde se verá un resumen de toda la solicitud, si todo está correcto se le da al botón Finalizar, finalmente el sistema indicará que la solicitud fue realizada con éxito y se debe aplicar el botón Aceptar.

PASO QUINTO VER SOLICITUD Y OTORGAMIENTO: Finalmente se abre una nueva ventana donde se puede ver la solicitud, dale clic al botón pequeño con el símbolo de + y veras la Planilla Única de Bancaria (PUB) que debes imprimir, en la planilla veras los métodos de pago y luego cierras la planilla, inmediatamente ves el botón que dirá “En Recepción de Documentos” y te dará información de la fecha en que debes llevar los recaudos a la oficina de Registro Principal concernientes al documento certificado en este caso la Partida de Nacimiento certificada, la planilla PUB, el timbre fiscal, luego de consignados en el Registro los funcionarios lo validan, previa revisión y te lo devuelven inmediatemente.

Finalmente en el sistema podrás ver en la opción de “Solicitudes” el estatus cambiado como “Otorgado” y te llegará al correo del titular todo el tramite validado con el auto de certificación de la legalización del documento en formato PDF con cuatro elementos de seguridad, numero de planilla, marca de agua, firma electrónica y el código QR que permite ver el documento validado virtualmente. Luego imprimes los autos que están en el PDF y se los agregas con la planilla PUB y el documento certificado correspondiente al trámite y es todo.

P/D: No  necesitas sello húmedo y tampoco la rúbrica del Registrador en el trámite porque las firmas son electrónicas.